Écrire des mails pour que l'on vous réponde

• Lecture : 14 min
• Fiche à télécharger ↓
• Revoir le webinaire ▶

Compte rendu du webinaire du 20 juillet 2020, animé par Pierre-Benoit Roux, cofondateur de La Condamine.

Tout commence souvent par un mail, après une conversation ou pour un premier contact avec quelqu'un avec qui vous aimeriez faire quelque chose. C'est l'élément premier de toute démarche, et l'on en parle très peu. Devant ce premier mail, certains renoncent d'avance, puisqu'on ne leur répondra pas ; d'autres y passent un temps infini, sans plus de réponse. On se retrouve comme le héros de La Foule, le film de King Vidor (1928), qui tente d'arrêter les passants : on lance une bouteille à la mer.

Pas de recette miracle, mais des repères, tirés de l'expérience d'une association qui a envoyé énormément de mails. Ils tiennent en une phrase : par un message bref, susciter assez d'intérêt pour poursuivre la conversation, par téléphone ou en vrai, en inspirant confiance et en montrant sa légitimité.

Un mail n'a pas de contexte

De vive voix, la situation d'énonciation fait l'énoncé : votre posture, votre voix, le cadre (un vernissage, un repas de famille) donnent leur sens à vos mots. « Oui, je prendrai des frites » au restaurant et « oui, je le veux » devant le maire n'engagent pas la même chose. Un mail à quelqu'un qui ne vous connaît pas n'offre aucun de ces repères. On ne vous lira qu'une fois, et vous ne pourrez pas réexpliquer ce que vous vouliez dire. D'où trois contraintes.

1. Le temps est limité : dix lignes au plus ; moins, c'est très bien. Votre destinataire doit savoir tout de suite ce que vous attendez de lui. Le mail se termine donc par une question, qui le synthétise.
2. La confiance n'existe pas encore : donnez une référence. Depuis combien de temps vous menez cette recherche plastique, où vous avez exposé, avec qui vous travaillez ; vous avez peut-être des connaissances en commun.
3. L'intérêt doit être fort : la curiosité, une cause commune, une promesse forte.

Le but n'est donc pas de tout dire, mais de poursuivre la conversation sur un autre canal : un rendez-vous téléphonique, une rencontre, un événement collectif. Rien de technique, pas de proposition fermée, et jamais de prix : donné par mail, il arrive sans son explication.

L'objet : quelques secondes pour être ouvert

Votre destinataire a quelques secondes pour décider d'ouvrir le mail. Trente lignes d'explications sollicitent sa cognition froide, lente et rationnelle : un effort qu'il n'a pas encore décidé de faire, puisqu'il ne vous connaît pas. Visez sa cognition chaude, rapide, instinctive, émotionnelle, celle qui répond « deux » à « un plus un » sans calculer. Il fera une lecture de parcours, pour comprendre pourquoi vous écrivez et ce que vous attendez de lui.

Dans la Création d'Adam de Michel-Ange, on voit d'abord le créateur barbu tendre le doigt vers Adam. Si l'on prend le temps de regarder, la forme qui l'enveloppe évoque un cerveau, selon une lecture proposée en 1990 par le médecin américain Frank Lynn Meshberger. Le premier regard est la cognition chaude, le second la froide.

Ce moment instinctif part de l'objet. Trois sortes d'objets augmentent vos chances sans faire spam :

• Rebondir sur un élément récent. Après l'intervention publique, la veille, d'une personne qui met en relation artistes et primo-acquéreurs : « [Prénom], merci pour votre intervention hier ». Le souvenir est frais, il la valorise, et vous le pensez sincèrement. On a un lien affectif avec son prénom, qu'une grande marque de soda imprimait sur ses bouteilles : avec modération.
• Poser une question : « Est-ce que cela vous intéresse ? ». Sans question, un mail n'appelle pas de réponse ; dans l'objet, elle va au cœur du sujet et joue sur la curiosité.
• Personnaliser : votre structure, celle de votre destinataire, et le mot « proposition ». Par exemple : « La Condamine & La Galerie 15 // Proposition ».

L'objet est court (selon les messageries, on n'en voit que 30 à 80 caractères, repère de 2020) et sobre : ni capitales, ni points d'exclamation en série, ni mots qui déclenchent les filtres, comme « promotion » ou « gratuit ». « Urgent » fait ouvrir, mais à force de crier au loup, la dixième urgence ne l'est plus. Fuyez les objets attrape-clics suivis d'un corps décevant : l'objet éveille la curiosité, le corps porte une proposition de valeur.

Proposer un échange, pas demander une faveur

C'est le point essentiel : la personne à qui vous écrivez ne vous fait pas une faveur. Vous lui proposez un travail qu'elle pourra vendre ou valoriser, et dont elle tirera profit : c'est un échange. Bannissez donc « Bonjour, excusez-moi de vous déranger, je me permets de vous solliciter ». Cette phrase vous place en demandeur et fait appel à la charité de l'autre, quand vous avez une proposition de valeur qui vous met à son niveau. Elle commence par « je », alors que les premières lignes doivent montrer que vous avez compris où se situe votre interlocuteur, par exemple la ligne d'une galerie. Et elle demande l'aumône, au lieu de dire : il me semble que nous partageons quelque chose, il pourrait être intéressant de travailler ensemble.

Nos rapports professionnels sont régis par des cadres, une notion d'Oren Klaff (L'Art du pitch) que l'article Négocier présente plus en détail. Dans son cabinet, le chirurgien a un cadre de puissance bien installé ; sur un court de tennis, c'est lui qui écoute son professeur. Ces cadres bougent. Ils tiennent au temps (qui fixe l'heure), à l'espace (qui fixe le lieu) et à la légitimité (le savoir de l'expert, ou le réseau).

À ses débuts, l'équipe de La Condamine présentait son projet en finale d'un concours, au dernier étage de la tour d'un grand cabinet : un badge collé sur la chemise, de l'attente, un café, encore de l'attente à l'étage, et pour finir, debout devant vingt personnes assises. Sa voix avait bien moins de force qu'elle n'en aurait eu à l'atelier ou au café. Écrire « je me permets de vous solliciter », c'est entrer de soi-même dans le cadre de l'autre.

Le mail type : vous, nous, moi, question

Avant de prospecter, définissez à qui vous voulez vous adresser et quelle promesse vous pouvez leur faire. Écrivez ensuite un mail type par segment (les galeristes, les hôtels si vous travaillez pour la décoration), en rédigeant le premier pour une personne qui existe vraiment : ce sera votre canevas. Imaginez que vous vous adressez à quelqu'un en face de vous.

• Limitez le « je ». « Je vous écris pour », « je vous sollicite pour » sont des circonvolutions qui brouillent le message, et le « je » s'impose au destinataire. Parlez-lui d'abord de lui.
• Préférez le « et » au « mais », et le positif au négatif. Lu en quelques secondes, un mail laisse une impression, que les négations assombrissent même dans une phrase correcte. « N'hésitez pas à me contacter » s'efface devant « Seriez-vous disponible pour un rendez-vous téléphonique ? », qui engage davantage.
• Parlez la langue de votre destinataire, pour montrer que vous êtes de la même tribu, au sens du chercheur en marketing Bernard Cova (voir Développer son réseau). Repérez ses mots et ce qu'il veut dire du monde. La galerie Slika, à Lyon, défend ainsi « une représentation décomplexée de l'art actuel », veut éveiller la curiosité et faire dialoguer les médiums, les techniques et les supports ; regardez aussi les artistes qu'elle montre. Sans vous mentir : vous écrivez parce que vous partagez vraiment quelque chose.

Le canevas tient en quatre temps : vous, ce que fait votre interlocuteur (un événement, une phrase, un engagement qui a retenu votre attention) ; nous, ce que nous partageons, là où naît l'intérêt ; moi, en deux lignes, ce que j'ai fait, ce que je fais, ce que je vais faire, avec des références ; enfin la question : quand puis-je vous rencontrer ?

Deux mails réellement envoyés le suivaient. Une peintre écrit au directeur d'une galerie. Elle a assisté à un vernissage chez lui et suit depuis des années les artistes qu'il expose, dont une qui porte sur le paysage un regard poétique ; ils partagent la même recherche d'un univers végétal à la limite du figuratif, et elle donne le lien vers son site ; elle réalise aussi des commandes pour des institutions, qu'elle cite, et joint un exemple de son travail ; serait-il disponible pour un rendez-vous prochainement ? Une humoriste, elle, sollicite le retour critique d'une autre humoriste, qu'elle connaît de loin. Elle part du podcast de sa destinataire, qui ose parler de la vulnérabilité, puis de leur cause commune, libérer la parole des femmes, et présente enfin son spectacle sur les émotions comme né de cette cause, avant de demander son avis. Ce mail propose quelque chose de plus grand que le spectacle, une réflexion à laquelle la destinataire peut se relier : il prend de la hauteur.

Ce qui peut s'améliorer, c'est la question finale. « Prochainement » oblige à ouvrir son agenda et à chercher des créneaux. Proposez deux dates avec un horaire, dans les dix jours : à « Seriez-vous disponible mardi 14 à 14 heures ? », on répond oui ou non, et plus vite. On croit toujours qu'on aura plus de temps dans dix jours : au-delà, vous n'êtes pas encore une priorité, et le jour venu, la personne, aussi débordée qu'aujourd'hui, demandera à décaler (c'est la règle des dix jours). Si elle propose une date plus lointaine, c'est déjà une réponse, mais plus fragile.

Relancer, et se faire présenter

Vous avez tout fait, et toujours pas de réponse : c'est fréquent. Une grande organisation d'artistes a répondu six mois plus tard à un mail écrit sur ce canevas, et le travail en commun a commencé un an après ; une maison d'édition a répondu au bout d'un an. Relancez, sans vous croire importun : si votre demande est légitime, vous n'ennuyez personne.

• Après sept jours, parfois cinq, un mail très court : « Avez-vous bien reçu mon mail ? »
• Mettez d'autres personnes en copie, dès le premier envoi : témoins de votre message, elles exercent une pression sociale positive.
• Changez de canal : un appel, un texto, un passage sur place. Une bibliothécaire qui programme des expositions conseillait aux artistes de venir la voir directement, l'inverse de ce qu'on recommande avec un galeriste.
• Envoyez une information sans rapport avec la première, une actualité plus générale, une dizaine de jours plus tard. Le mail est le début d'une relation, et cela vaut parfois un « Ah oui, il fallait que je vous réponde ! ».
• Relancez plusieurs fois, en variant les formes : jusqu'à six relances, davantage pour des interlocuteurs très sollicités.
• Choisissez le moment : le mardi plutôt que le lundi matin, où tout le monde est débordé. Avec des pincettes : une proposition forte obtient sa réponse.

Reste la meilleure des relances, qui est aussi le meilleur des premiers mails : la mise en relation, la MER. Quand quelqu'un vous dit « Contacte un tel de ma part », écrire « je vous contacte de la part de… » inspire confiance, mais engage peu. Demandez-lui plutôt un mail de mise en relation : votre contact commun devient le garant de la relation, et ne pas vous répondre, ce serait aussi ne pas lui répondre. Pour en bénéficier, il faut en faire : proposez vous-même des mises en relation, et vous pourrez en demander. C'est la logique du don et du contre-don, développée dans Développer son réseau.

Écrire à cent cinquante personnes plutôt qu'à mille

Ces conseils valent aussi pour vos actualités : à La Condamine, en 2020, les lettres d'information étaient ouvertes par 10 à 15 % des destinataires, un mail écrit ainsi par environ huit sur dix. Avec mille contacts, une lettre d'information faite avec un logiciel spécialisé se justifie. Avec 100 à 150, ce qui est tout à fait normal pour un artiste, préférez le mail tout simple, avec de belles photos en pièce jointe, qui pose des questions et fait de ceux qui vous suivent des ambassadeurs. C'est plus authentique, et cela vous sort de la foule.

Un point de droit, à jour au 4 octobre 2026. Écrire à un galeriste, à son adresse professionnelle, pour lui proposer votre travail ne demande pas son accord préalable, si le message est en rapport avec sa profession et s'il peut s'opposer simplement à en recevoir d'autres (CNIL). Envoyer vos actualités à des particuliers relève en revanche de la prospection directe (code des postes et des communications électroniques, art. L34-5) dès lors qu'elles promeuvent des œuvres à vendre : il faut leur consentement préalable, sauf s'ils vous ont déjà acheté une œuvre et qu'il s'agit d'œuvres analogues, à condition de leur avoir offert, dès la collecte de leur adresse puis dans chaque message, un moyen simple de refuser. Dans tous les cas, indiquez qui vous êtes et comment ne plus rien recevoir, donnez un objet en rapport avec ce que vous proposez, et mettez les adresses en copie cachée pour un envoi groupé.

Questions des participants

Comment se passe une mise en relation ? Elle se demande le plus souvent à l'oral. Votre contact rédige ensuite lui-même le mail (« Bonjour…, je te présente… ») et met tout le monde en copie.

Qui mettre en copie d'un premier mail ? Plutôt plusieurs personnes d'un même service, comme les assistants du directeur d'une galerie : le mail ne restera pas dans un coin.

Pour aller plus loin

• Négocier : ni compromis, ni combat, pour le cadre de la conversation et la suite du rendez-vous.
• Faire son portfolio, pour le document à joindre et son envoi par mail.
• Développer son réseau : cartographier, entretenir, partager, pour la mise en relation, Mauss et le don.
• Bernard Cova, Au-delà du marché : quand le lien importe plus que le bien, L'Harmattan, 1995.
• Oren Klaff, Pitch Anything, McGraw-Hill, 2011, traduit en français sous le titre L'Art du pitch.
• CNIL, « La prospection commerciale par courrier électronique, SMS-MMS et automate d’appel », page mise à jour le 10 juin 2026.
• Code des postes et des communications électroniques, article L34-5.